Con l’abolizione delle schede carburante, le spese aziendali per i rifornimenti devono essere contabilizzate utilizzando dei mezzi tracciabili di pagamento.
Dal primo gennaio 2019, è possibile adoperare, tra le varie opzioni, anche le carte carburante per garantire il tracciamento delle transazioni e assicurare una corretta rendicontazione.
Ciò è fondamentale per gestire la nuova fatturazione elettronica, con procedure specifiche che richiedono la registrazione dei pagamenti per i rifornimenti presso le stazioni di servizio. Per evitare un aggravio dei costi, oltre a una maggiore complessità e alla possibilità di commettere errori, è possibile amministrare le fatture per il carburante con le nuove tecnologie integrate.
Come funziona la fatturazione delle spese aziendali per il carburante
Da oltre un anno, le aziende e i titolari di partita IVA sono obbligati a pagare gli acquisti di benzina e gasolio con dei mezzi tracciabili, una condizione essenziale per richiedere le detrazioni IVA e la deduzione di parte dei costi. Ovviamente, si può comunque pagare in contanti, un’opzione non vietata dalle normative di legge, tuttavia si perderebbe la possibilità di richiedere le detrazioni fiscali.
Dopodiché, ad ogni rifornimento di carburante l’esercente deve rilasciare la fattura elettronica, in base al tipo di accordi presi con il proprietario dei veicoli aziendali. In particolare, è possibile ricevere una fatturazione per ogni acquisto da abbinare al singolo pagamento, oppure un documento riepilogativo mensile, qualora sia stata prevista tale procedura.
Fatture per il carburante: come gestire la contabilizzazione?
Un aspetto molto importante riguarda la contabilizzazione delle fatture per il carburante, affinché sia possibile collegare ogni pagamento alla relativa ricevuta fiscale digitale. Per amministrare queste operazioni al meglio, è possibile utilizzare strumenti evoluti come Soldo Drive, un sistema di carte prepagate smart progettate appositamente per la gestione delle spese del carburante dei veicoli aziendali.
Il vantaggio principale è la semplificazione della rendicontazione degli acquisti di benzina e gasolio avvenuti per i rifornimenti di tutte le vetture del parco auto aziendale. Le carte prepagate, infatti, sono collegate a un sistema digitale di ultima generazione, con il quale interfacciarsi dalla piattaforma web o dall’app Soldo per i dispositivi mobili. In questo modo, viene garantita la massima accessibilità, per scegliere la soluzione migliore in base alle proprie esigenze.
A questo punto, si può decidere in autonomia come contabilizzare le fatture per il carburante, se procedere con ogni singola ricevuta elettronica oppure effettuare il riepilogo a fine mese. Le fatture possono essere organizzate in diverse modalità: ad esempio, ricevendole al proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), caricandole nel gestionale usato per la contabilità, oppure avvalendosi del sistema PEC di Soldo.
In seguito, è possibile caricare le fatture elettroniche nella piattaforma in formato XML, per avere attraverso Soldo un’unica interfaccia dove monitorare i pagamenti, gestire la fatturazione e rendicontare ogni spesa per il carburante dei veicoli aziendali. Ciò permette di tenere sempre sotto controllo sia gli acquisti che le relative fatture contabili, per richiedere in maniera efficiente le detrazioni IVA e la deducibilità dei costi per i pagamenti dei rifornimenti.
I vantaggi delle carte prepagate per la gestione delle fatture carburante
Al giorno d’oggi, esistono diverse opzioni per effettuare acquisti di benzina e gasolio, rispettando gli obblighi sulla tracciabilità delle spese per il carburante dei mezzi aziendali. Tuttavia, le carte prepagate Soldo sono senza dubbio la soluzione migliore, in grado di garantire diversi vantaggi alle piccole e medie imprese, ai liberi professionisti titolari di partita IVA e persino alle grandi aziende che devono gestire flotte aziendali numerose.
Innanzitutto, la richiesta e l’attivazione avvengono online, tramite procedure semplici e immediate, senza la necessità di fornire garanzie particolari. Inoltre, è possibile scegliere quante carte utilizzare, per darle ad ogni dipendente, ai responsabili oppure a cada reparto in completa autonomia. Non meno importante è la possibilità di monitorare le spese del carburante in tempo reale, decidere i massimali di credito di ogni prepagata e controllare i pagamenti in modo pratico e funzionale.
Allo stesso tempo, il beneficio principale è la semplificazione della rendicontazione, per una contabilizzazione delle spese e delle fatture carburante precisa, facile e veloce. Per questo motivo, è indispensabile scegliere strumenti innovativi come Soldo, per ridurre la burocrazia e ottimizzare tutti i processi legati ai pagamenti di benzina e gasolio. Soltanto con un sistema integrato, infatti, è possibile realmente usufruire dei vantaggi offerti dalle nuove tecnologie.
Fonte immagine: https://pixabay.com/it/benzina-diesel-gas-carburante-olio-175122/
